Azt szeretnénk, ha a lehető legtöbb energiádat a fotózásra tudnád fókuszálni, úgy, hogy közben egyetlen ügyfelet se veszíts el. Éppen ezért felkértünk egy szövegíró szakértőt, hogy segítsen nekünk, és mondjon el néhány trükköt, hogyan tudsz hatékonyan kommunikálni emailben, hogyan tudod sokkal jobbá tenni a (céges) email-kommunikációdat. (És még sablonmailt is mutatunk)

Képzeld el, hogy éppen dolgozol amikor jelez a telefonod: egy új email érkezett. Valószínűleg egy új ügyfél írt neked, de legyen bármi is az email tartalma, most nem tudod megválaszolni, csak este kerülsz gép elé. A (leendő) ügyfeled viszont várja a válaszodat. Mit kell ilyenkor tenni? Mi a feladatod? Mielőtt segítünk, elmondjuk, hogy mivel foglalkozik egy szövegíró: ő az, aki helyetted, és a nevedben kommunikál, tanácsot ad, akkor, ha profi kommunikációt szeretnél. Ha most legyintesz, hogy ugyan ki tudná jobban elmondani mit szeretnél, mint te magad, gondolj abba bele, hogy te miből élsz: olyan fotókat készítesz amiket más is meg tudna csinálni, csak nem úgy mint te. Te jobb fotós vagy, mint akinek fotózol, a szövegíró hatékonyabb szövegeket fog neked írni, mint te. Nézzük mit javasol.

Ahhoz, hogy tökéletesítsd a kommunikációdat, szükséged lesz (nincs rá jobb szó) sablon mailokra, amelyeket azonnal el tudsz küldeni válaszban. Mielőtt elmondjuk mit írj, fogadjuk el, hogy az ajánlatkérésnek van egy pszichológiája: aki írt neked egy levelet, ajánlatot kért éppen mailban, nagy eséllyel nem csak neked küldte el. Tehát ha beérkezik hozzád egy ajánlatkérés a lehető leghamarabb meg kell válaszolnod. Na de hogyan tedd ezt meg úgy, hogy azt sem tudod mit írtak neked, mert baba/gyerek fotós vagy és éppen egy édes gyereket fotózol egy mezőn. Egyszerű: olyan emailt kell írnod ami megnyugtatja az ajánlatot küldőt, hogy megkaptad a mailját, és bár éppen teszel valamit, hamarosan válaszolsz. Nézd meg ezt a mailt:

Tisztelt Hölgyem/Uram!

Nagyon köszönöm a mailt, amit küldött. Ebben a pillanatban éppen egy kisgyereket fotózok (elképesztő cuki, eleven, teljes odafigyelés igényel) ezért arra kérem, engedje meg, hogy 12 órán belül írjak válaszmailt, amiben minden kérdését megválaszolom. Addig is nézze meg a honlapomat (honlapcím) a Facebook oldalamat, itt az Instagramon követhet engem, és erről a számról fogom keresni.

Nézd meg a mailt: az ügyfél mindent tud rólad. Tudja, hogy fotózol, tudja, hogy nem szakítod meg, de 12 órán belül válaszolsz addig pedig mindent megtudhat rólad. Lehet ennél pozitívabb benyomása rólad? Főleg akkor ha betartod amit ígértél és valóban hívod hamarosan.

Tételezzük fel, hogy az aki küldte neked a mailt, megrendelőd lesz, és dolgoztok együtt, lefotózod a gyerekét: bár a fotózáskor biztosan elmondtad neki azt, hogy mi fog következni (valószínűleg szerződést is írtatok) de egy követő mail fontos lehet, írd tehát meg a fotózást követő este vagy maximum másnap reggel

Szia,

Még egyszer köszönöm, hogy engem választottál. Remélem tetszett a fotózás a gyerekednek is, nem csak nekünk. (Nekem igen). Ahogy már mondtam, most egy kis türelmet kérek. Még ma leszedem a fotókat a kártyáról, biztonságos helyre mentem, és amilyen gyorsan csak tudok (tudod, megbeszéltük) azonnal jelentkezem. Addig is szuper napot kívánok neked. Ha bármi kérdésed van akkor nyugodtan telefonálj, szeretettel várom.

Pár nappal később kiküldhetsz egy szintén előre megírt, személyes hangvételű mailt

Szia,

Köszi a türelmed, keményen dolgozom, és az a jó hírem van, hogy már találtam egy csomó szuper képet, amin elképesztő édesek vagytok. Imádni fogod. (Huhh, most tudom, hogy felcsigáztalak, de adj még 1-2 napot hamarosan küldök mindent) Addig is szuper napot kívánok neked. Ha bármi kérdésed van akkor nyugodtan telefonálj, szeretettel várom.

Nézd mit tettél? Folyamatosan fenntartottad az érdeklődést (sőt fokozod), miközben mindig van egy kis időd, az anyuka/apuka örül mert tudja, hogy mint csinálsz, hol állsz éppen, és megspórolsz sok-sok kérdést és időt is.

Elküldted a képeket, kifizették a munkádat, minden rendben van. Elvileg nincs más dolgod, mert mindenki elégedett, de egy kis simogatás (ez kommunikáció technikai fogalom) még belefér, igaz? Nyugodtan küldj egy mailt amiben biztosítod őket, hogy te élvezted a fotózást, örülsz nekik, és ha ügyes vagy, akkor beletehetsz egy extra ajánlatot, hiszen már bizonyítottál. Nézd.

Szia,

Ezt a mailt azért írom, mert tényleg örülök nektek, szuper volt veletek, a kisbaba / gyerek nagyon édes. Szerintem minden flottul ment, remélem te is elégedett vagy.

Azárt is írtam, mert örülnék, ha követnél Instán, és Facen, plusz képzeld van egy szuper ajánlatom. Ha ebben a hónapban eljössz hozzám páros fotózásra (most a párodról és rólad készülne fotó) akkor 29999 forint helyett ez csak 19999 forintba kerül (Jójó, tudom, kicsit marketingszöveg, de talán örülsz a kedvezménynek) Szeretettel várlak!

Mivel már ismerősök vagytok, bizonyítottál ezért van esélye annak, hogy elmegy hozzád páros fotózásra is, ami neked egy kis pluszmunka, és pluszpénz, ráadásul valószínű, hogy amúgy valóban megkedveltétek egymást.